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如何承办会议会务活动?承接会议会务公司的要求
2019-09-23 10:32
      现如今很多公司和企业都会举办会务活动,但是因为自身的专业性不够,而一场会议会务下来其实过程很繁琐、复杂,所以就出现了专门承办会议会务的公司,那么如何承办一项会务活动呢?承接公司的自身要求又有哪些?一起来看下吧。

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一、如何承办会议会务活动?



  会议会务活动分为会务服务和会务策划两大部分,而不同的会务形式在会务公司承办过程中其模式也会不一样。


  首先我们来谈谈如何做好会务服务和策划工作,会务服务顾名思义是提供会务服务,这种服务包括会务场地推荐、会务餐饮服务、会务接待、会务流程控制等,这种会务承办过程中多以服务为主,所以与会务公司的工作人员服务意识和专业能力有关;


  而会务策划则更多的体现在主题策划、现场布置、设备租赁、会务演出、舞台搭建、流程安排等上面,会务策划对于会务公司的策划和专业能力有较高要求,会务策划和服务大多数时候是同时存在的,它们是会务活动承办的基本元素。


  不同的会议会务活动亦有着不同的会议承办模式,大多数情况下,企业年会的承办不仅需要提供常规的策划、服务外,还需要提供以下服务。


  1、专业的年会演出策划、年会演出编排、舞美设计等;新品发布会、产品推介会的承办则主要以常规的会议服务、会议策划为主;


  2、新闻发布会除了会议会务服务外,还需要丰富的媒介资源和媒体接待、沟通发稿;


  3、大型峰会、论坛活动不仅需要会议服务和会议策划,更需要对于业内焦点问题的策划和理解。


  由此可见,会议会务活动的承办是个非常全面的工作,包括前期策划、中期制作和沟通、现场的执行和服务、会后的跟踪等多个方面。

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二、承接会议会务公司的要求



  (一)会务公司注重礼仪


  礼仪是会务公司架构的重点,礼仪在会务活动中要体现相互尊重的准则,其更是人们的行为准则,约束会务活动的方方面面。其核心作用就体现人和人间的尊重。简单概括会务礼仪就是会务公司活动中对人的仪容、仪表及言谈举止要求礼貌待人。


  (二)从承办角度看会务公司组织会议的架构


  在对会议性质了解的基础上。把参会人员分类,可简单地分成公司外部会议及公司内部会议两部分。外部会议分成产品的发布会及商品的研讨会及质量座谈会等等。内部会议就是:周例会期月例会和总结会等等了。为了杜绝开会前手忙脚乱现象的发生,就要在会议前规划好该做的事向,只有周全了才可以极其完善。


  (三)注意会议的进程


  从会议的角度来看,会议可分成前、中、后三个阶段。会议前注意以下这几方面:


  1、时间上告诉参会人员,开始的时间及进程多长时间。好让参会人员安排好自己的工作。


  2、地点了,那就是会议在什么地点进行,会议室布局是不是适合。


  3、在人物方面更要注意了,会议哪些人参加,公司谁出席,邀请适合外部的嘉宾出席会议的接待。


  4、议题了,会上要讨论的问题。


  5、会议物品的筹备,根据会议类型及目的,准备物品。像纸笔及笔记本和投影仪等都要考虑,大型会议还要准备咖啡、小点心等小食品。


  会议策划公司所筹备的会议要注意的要点很多,但最主要的就是要面面俱到,考虑周全才可促进会议的召开。

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  以上是小编针对如何承办会议会务活动以及承接会议会务公司的要求的相关新闻报道。